會(huì)議接待：迎接與會(huì)人員、現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作、安排工作人員和良好的交通安排是會(huì)議報(bào)到和現(xiàn)場(chǎng)管理順利進(jìn)行的組成部分。第一印象很重要。現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到是大家露面的時(shí)候，前來(lái)露面的與會(huì)人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個(gè)人都是有備而來(lái)，每個(gè)人都應(yīng)該得到最熱情周到的服務(wù)�！ �
歡迎與會(huì)者并幫助他們進(jìn)行報(bào)到是會(huì)議殷勤待客的重要表現(xiàn)。
現(xiàn)場(chǎng)的后勤工作：
1.報(bào)到小組：被選派的現(xiàn)場(chǎng)報(bào)到工作的人員應(yīng)該是經(jīng)過培訓(xùn)并熟悉后勤和報(bào)到工作的方方面面。每位工作人員都應(yīng)有該建筑內(nèi)所有與會(huì)議有關(guān)的場(chǎng)所的方位圖。關(guān)鍵人員在整個(gè)會(huì)議期間還應(yīng)配有通訊工具以便及時(shí)溝通情況和隨時(shí)到位。書面的工作指示和行為規(guī)范也是不可少的。必須讓現(xiàn)場(chǎng)工作人員清楚以下幾件事：
· 會(huì)議活動(dòng)的日程表；
· 各種活動(dòng)次數(shù)；
· 工作人員的分配；
·一些必需場(chǎng)所的位置（商務(wù)中心、洗衣房、大堂洗手間等）
2．報(bào)到人員的分配：
· 分配的報(bào)到人員要充足，如有需要，可指定后備人員；
· 選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格；
· 一定要選派一名調(diào)停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來(lái)并對(duì)調(diào)停感到滿意；
· 對(duì)于大型會(huì)議的大批工作人員，要提供一個(gè)專門的會(huì)務(wù)人員休息室； · 報(bào)到地點(diǎn)一定備有充足的會(huì)議介紹、地圖和相關(guān)資料用來(lái)發(fā)放；
· 發(fā)給每個(gè)工作人員一張急救電話號(hào)碼表。應(yīng)包含主要航空公司、出租車公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼；報(bào)到處要始終有一位工作人員，負(fù)責(zé)傳信聯(lián)絡(luò)�！ �
3．指示牌：與會(huì)者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準(zhǔn)備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會(huì)者能毫不費(fèi)力地找到想去的地方。
海 南 會(huì) 議 接 待 流 程
一、確定會(huì)議主題：
二、會(huì)前準(zhǔn)備
1.會(huì)議內(nèi)容（主辦方、承辦方、協(xié)辦方）
2.會(huì)議日程
3.會(huì)議地點(diǎn)
4.會(huì)議酒店
5.會(huì)議手冊(cè)
三，會(huì)前準(zhǔn)備：秘書組
1.會(huì)議代表出入證，工作牌
2.會(huì)議用臺(tái)卡
3.會(huì)議用品清單
4.人員崗位安排，會(huì)前培訓(xùn)
5.酒店指示牌
四、接機(jī)組準(zhǔn)備
1.落實(shí)航班情況，做好接機(jī)牌
2.整理客人名單，接照先后順序排好
3.根據(jù)航班抵達(dá)時(shí)間，提前30分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)
4.從第一班到航班最后一趟，會(huì)程無(wú)縫對(duì)接
5.車隊(duì)與接機(jī)工作人員落實(shí)停車地點(diǎn)，將客人引導(dǎo)進(jìn)入停車場(chǎng)；
6.車隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)做好車輛協(xié)調(diào)工作，計(jì)劃好航班流量，以及機(jī)場(chǎng)到酒店路程所用時(shí)間，不能讓客人等太久；
7.做好無(wú)縫對(duì)接，不漏接不錯(cuò)接；
四、會(huì)議報(bào)到組
1.落實(shí)好當(dāng)天到達(dá)人數(shù)和時(shí)間；
2.根據(jù)會(huì)議代表所需房型落實(shí)好酒店用房情況；
3.與前臺(tái)對(duì)接，落實(shí)當(dāng)天所用房間數(shù)量，如增加人數(shù)超量，做好應(yīng)急酒店準(zhǔn)備；
4.做好報(bào)到登記，房間登記，禮品發(fā)放，名牌，胸牌，餐票發(fā)放；
5.落實(shí)好餐廳，會(huì)議室，用餐，用餐性質(zhì)：圍桌、自助餐，報(bào)到時(shí)告知用餐和會(huì)議樓層；
6.交待客人會(huì)議場(chǎng)地情況；
7.與前臺(tái)對(duì)接好入住人數(shù)，房型，匯總表；
五、會(huì)議期間物資組、秘書組工作安排
1.會(huì)議室：場(chǎng)地布置，燈光音響，投影等布置；
2.會(huì)場(chǎng)根據(jù)需求排好桌子，臺(tái)卡，主桌，副桌，嘉賓桌；鮮花擺放，會(huì)議用本子、筆等所需用品；
3.秘書組：會(huì)議流程，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)檢查會(huì)議之前的準(zhǔn)備工作是否落實(shí)到位。
4.秘書組：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，做好主持及會(huì)議安排工作；
5.大會(huì)結(jié)束后做好分會(huì)場(chǎng)討論、展會(huì)工作；
6.用餐時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方要通知到位（群里通知、報(bào)到手冊(cè)標(biāo)明、會(huì)議期間通知）；
7.每個(gè)會(huì)場(chǎng)有1-2人做為跟會(huì)工作人員，做好協(xié)調(diào)應(yīng)急工作；
六、會(huì)議報(bào)到組：
1.報(bào)到時(shí)落實(shí)好每位客人返程情況；
2.根據(jù)返程航班做好送機(jī)統(tǒng)計(jì)表，同時(shí)通知車隊(duì)；
3.與酒店做好用房，用餐確認(rèn)工作；
4.如有特別嘉賓，需要特別單獨(dú)安排專車專人接送；
七、送機(jī)組：根據(jù)航班情況與客人聯(lián)系，做好送機(jī)工作；
八、財(cái)務(wù)部：根據(jù)酒店消費(fèi)情況，房間，會(huì)議室，餐廳，車隊(duì)，各供應(yīng)商，核對(duì)帳單，做好結(jié)算工作。