會(huì)議策劃流程:無(wú)論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問(wèn)題，都會(huì)面臨各種問(wèn)題：
1:需要做些什麼？
會(huì)議有各種類(lèi)型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。
2:誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議？
從秘書(shū)到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專(zhuān)職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專(zhuān)職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會(huì)議籌劃者的職責(zé)：作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。
*善于與人共事
*善于注意小節(jié)
*善于解決問(wèn)題
*善于與人協(xié)商
*能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜
*熟悉酒店運(yùn)作
*能夠安排恰倒好處的菜單
*能夠熟練操作電腦
*能夠熟練地與視聽(tīng)服務(wù)公司打交道
*能妥善接待貴賓和外國(guó)客人
*熟知各種禮儀
*行事果斷、執(zhí)著
會(huì)議籌劃者的任務(wù)：
*制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿(mǎn)足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)
*制定會(huì)議議程
*了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況
*選擇或提議合適的場(chǎng)所
*檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施
*安排交通事宜
*協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)
*招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員
*制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
*確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排
*視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施
*與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽(tīng)服務(wù)公司）
*確定印刷公司
*安排食品、飲料有關(guān)事宜
*討價(jià)還價(jià)
*同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系
3:主要會(huì)議類(lèi)型：
*銷(xiāo)售會(huì)議：一般是為了宣布開(kāi)始銷(xiāo)售某種產(chǎn)品或銷(xiāo)售期限。例如季度銷(xiāo)售會(huì)議，或者是對(duì)前一個(gè)銷(xiāo)售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。
*年會(huì)：可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。
*產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。
*研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見(jiàn)反饋。
*專(zhuān)業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問(wèn)題進(jìn)行討論、咨詢(xún)和交流信息而召開(kāi)的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問(wèn)題、解決問(wèn)題的小組會(huì)議。
*獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷(xiāo)商或客戶(hù)的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
*培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類(lèi)培訓(xùn)需要有特定的場(chǎng)所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過(guò)培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。
4:會(huì)議籌劃步驟：
目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些：
*培訓(xùn)*通知*教育*探討問(wèn)題*做決策
*引入新事物或介紹新人員
*激勵(lì)*開(kāi)發(fā)*展示*促進(jìn)與改善*解決問(wèn)題
*討論如何贏(yíng)利*贏(yíng)利
5:在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了：
*預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；
*會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)幾天；
*打算在什麼地方召開(kāi)會(huì)議；
*會(huì)議形式或程序是什麼；
*需要多大的場(chǎng)地；
*以前開(kāi)過(guò)這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；
*將有多少人到會(huì)；
*會(huì)議預(yù)算是多少；
*與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開(kāi)支很在意嗎？
*打算選用什麼級(jí)別的酒店和設(shè)施；
*打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；
*誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；
*會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？
*會(huì)議的發(fā)言人有哪些？
*會(huì)議需要什麼樣的視聽(tīng)設(shè)備；
*需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；
*與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？
*打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？
*有誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。
海 南 會(huì) 議 接 待 流 程
一、確定會(huì)議主題：
二、會(huì)前準(zhǔn)備
1.會(huì)議內(nèi)容（主辦方、承辦方、協(xié)辦方）
2.會(huì)議日程
3.會(huì)議地點(diǎn)
4.會(huì)議酒店
5.會(huì)議手冊(cè)
三，會(huì)前準(zhǔn)備：秘書(shū)組
1.會(huì)議代表出入證，工作牌
2.會(huì)議用臺(tái)卡
3.會(huì)議用品清單
4.人員崗位安排，會(huì)前培訓(xùn)
5.酒店指示牌
四、接機(jī)組準(zhǔn)備
1.落實(shí)航班情況，做好接機(jī)牌
2.整理客人名單，接照先后順序排好
3.根據(jù)航班抵達(dá)時(shí)間，提前30分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)
4.從第一班到航班最后一趟，會(huì)程無(wú)縫對(duì)接
5.車(chē)隊(duì)與接機(jī)工作人員落實(shí)停車(chē)地點(diǎn)，將客人引導(dǎo)進(jìn)入停車(chē)場(chǎng)；
6.車(chē)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)做好車(chē)輛協(xié)調(diào)工作，計(jì)劃好航班流量，以及機(jī)場(chǎng)到酒店路程所用時(shí)間，不能讓客人等太久；
7.做好無(wú)縫對(duì)接，不漏接不錯(cuò)接；
四、會(huì)議報(bào)到組
1.落實(shí)好當(dāng)天到達(dá)人數(shù)和時(shí)間；
2.根據(jù)會(huì)議代表所需房型落實(shí)好酒店用房情況；
3.與前臺(tái)對(duì)接，落實(shí)當(dāng)天所用房間數(shù)量，如增加人數(shù)超量，做好應(yīng)急酒店準(zhǔn)備；
4.做好報(bào)到登記，房間登記，禮品發(fā)放，名牌，胸牌，餐票發(fā)放；
5.落實(shí)好餐廳，會(huì)議室，用餐，用餐性質(zhì)：圍桌、自助餐，報(bào)到時(shí)告知用餐和會(huì)議樓層；
6.交待客人會(huì)議場(chǎng)地情況；
7.與前臺(tái)對(duì)接好入住人數(shù)，房型，匯總表；
五、會(huì)議期間物資組、秘書(shū)組工作安排
1.會(huì)議室：場(chǎng)地布置，燈光音響，投影等布置；
2.會(huì)場(chǎng)根據(jù)需求排好桌子，臺(tái)卡，主桌，副桌，嘉賓桌；鮮花擺放，會(huì)議用本子、筆等所需用品；
3.秘書(shū)組：會(huì)議流程，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)檢查會(huì)議之前的準(zhǔn)備工作是否落實(shí)到位。
4.秘書(shū)組：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，做好主持及會(huì)議安排工作；
5.大會(huì)結(jié)束后做好分會(huì)場(chǎng)討論、展會(huì)工作；
6.用餐時(shí)間、地點(diǎn)、主辦方要通知到位（群里通知、報(bào)到手冊(cè)標(biāo)明、會(huì)議期間通知）；
7.每個(gè)會(huì)場(chǎng)有1-2人做為跟會(huì)工作人員，做好協(xié)調(diào)應(yīng)急工作；
六、會(huì)議報(bào)到組：
1.報(bào)到時(shí)落實(shí)好每位客人返程情況；
2.根據(jù)返程航班做好送機(jī)統(tǒng)計(jì)表，同時(shí)通知車(chē)隊(duì)；
3.與酒店做好用房，用餐確認(rèn)工作；
4.如有特別嘉賓，需要特別單獨(dú)安排專(zhuān)車(chē)專(zhuān)人接送；
七、送機(jī)組：根據(jù)航班情況與客人聯(lián)系，做好送機(jī)工作；
八、財(cái)務(wù)部：根據(jù)酒店消費(fèi)情況，房間，會(huì)議室，餐廳，車(chē)隊(duì)，各供應(yīng)商，核對(duì)帳單，做好結(jié)算工作。
只要告訴我們您對(duì)會(huì)議的要求，剩下的就由我們來(lái)為您服務(wù)，我們將會(huì)為您提供最明細(xì)的會(huì)議策劃、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，相信以我們的能力和實(shí)力定能讓您此次會(huì)議滿(mǎn)意而歸，滿(mǎn)載而歸。